Mogłoby się wydawać, że nie ma nic prostszego od napisania maila. Czy na pewno? Amerykańskie przedsiębiorstwo Microsoft w listopadzie 2023 roku zdecydowało się na wprowadzenie do swoich usług narzędzia opartego na sztucznej inteligencji, mającego za zadanie usprawnić proces redagowania maili. Okazuje się bowiem, że pisanie formalnych wiadomości sprawia pracownikom wiele trudności. Chcesz dowiedzieć się, jak napisać maila tak, aby uniknąć biznesowych wpadek? Przedstawiamy najważniejsze formy grzecznościowe, sposoby na zakończenie oraz rozpoczęcie maila, a także zasady efektywnej komunikacji mailowej.
Może zainteresuje Cię także: Jak napisać list motywacyjny? Wzór listu motywacyjnego do pracy
Jak napisać maila? Z tego artykułu dowiesz się:
Od czego zacząć pisanie maila? Od tematu!
Zarówno nieformalny, jak i oficjalny mail musi zaczynać się od tematu. Powinien on w kilku słowach odzwierciedlać treść wiadomości tak, aby odbiorca mógł szybko określić, w jakim celu się z nim kontaktujesz. W wielu firmach pracownicy dostają dziesiątki maili każdego dnia. Dobrze sformułowany temat pozwala im zorganizować wiadomości według ich priorytetu, a także łatwo odszukać maila, dotyczącego konkretnego projektu lub zlecenia.
Temat maila musi krótko i precyzyjnie określać treść wiadomości. Staraj się, aby nie był on dłuższy niż 50 znaków. Jeśli korespondencja dotyczy konkretnego zlecenia, projektu, dokumentu lub wydarzenia, umieść w temacie ich nazwę lub datę. Unikaj zbyt ogólnikowych sformułowań, takich jak “Pytanie” – odbiorca nie będzie przecież wiedział, o co chcesz go zapytać, i czy Twoja wiadomość jest dla niego istotna. Oto przykłady poprawnie sformułowanych tematów, od których mogą zaczynać się oficjalne maile:
Prośba o potwierdzenie deadline’u zlecenia ABC
CV Jan Nowak, Fryzjer Stylista
Pytanie o sprawozdanie DEF.01
Aktualizacja projektu GHI
Rejestracja na szkolenie JKL – do 16.11
Wniosek o urlop, [Twoje Imię i Nazwisko], 20.11-24.11
Witam serdecznie, czyli jak nie zaczynać maila
Na pewno zdarzyło Ci się otrzymać maila, zaczynającego się od słów witam serdecznie. Często mówi się, że jest to jedno z większych biznesowych faux pas – ale właściwie dlaczego? Językoznawcy tłumaczą, że zwrot witam zakłada wyższą rangę osoby, która go używa. Witać może się więc pracodawca z pracownikiem lub osoba starsza z młodszą. Używanie tego sformułowania w wiadomościach do przełożonego, profesora czy współpracowników, jest niestosowne. Jak zacząć maila w profesjonalny sposób?
Podstawowe zwroty grzecznościowe w mailu - jak zacząć maila?
Często zdarza się, że posiadamy jedynie ogólny mail firmowy – np. [email protected]. Jak zacząć maila, jeżeli nie znasz imienia i nazwiska odbiorcy? Najbezpieczniejszą formą będzie rozpoczęcie wiadomości od zwrotu “Szanowni Państwo”. Kiedy piszesz wiadomość do osoby, której nie znasz osobiście, a jej adres e-mail zawiera imię i nazwisko, zastosuj zwrot “Szanowna Pani/Szanowny Panie”. To także forma stosowana w przypadku osób o wyższym stanowisku i pracowników naukowych.
Jeśli zwracasz się do wykładowcy lub pracownika uczelni, pamiętaj o stopniu naukowym, np. “Szanowna Pani Profesor”, “Szanowny Panie doktorze” itp. Kolejne wiadomości w tym samym wątku możesz rozpoczynać już od “Dzień dobry”. Zwrotu “dzień dobry” w mailu, możesz użyć niezależnie od pory dnia, także w kontakcie z osobami, z którymi pozostajesz w oficjalnych stosunkach, jednak sformułowanie “Szanowny Panie” wydaje się zbyt sztywne.
A co z mniej formalnymi wiadomościami? Pisząc maila do kolegów i koleżanek z pracy, zacznij mail po prostu od “Cześć”. Jeśli zwracasz się do współpracownika starszego wiekiem lub rangą, możesz napisać także “Panie…/Pani…” wraz z imieniem, np. “Panie Tomku”, “Pani Magdaleno”. To powszechnie stosowany, a jednocześnie skracający dystans zwrot grzecznościowy.
Chcesz CV, które pomoże znaleźć Ci prace?
Jak rozpoczynać maila? Zasady poprawnej interpunkcji
Niezależnie od tego, jak witasz się z odbiorcą wiadomości, po zwrocie grzecznościowym powinien znaleźć się przecinek. Pierwsze zdanie wiadomości, umieszczone w następnej linijce, rozpoczyna się małą literą. Zobacz, jak powinno wyglądać prawidłowe rozpoczęcie maila:
Szanowni Państwo,
w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę…
Szanowna Pani,
pragnę poinformować…
Panie Marku,
dziękuję za szybką odpowiedź…
Dzień dobry,
kontaktuję się z Panem w sprawie…
Cześć,
przesyłam dokumenty, o które prosiłaś…
Jak napisać maila? Treść, formatowanie, dobre praktyki
Głównym zadaniem oficjalnych maili jest zapewnienie szybkiej i efektywnej komunikacji. Aby Twoje wiadomości spełniały swoją funkcję, musisz zadbać o zwięzłość i poprawność językową. Postaraj się, aby treść maila była precyzyjna i w pełni zrozumiała dla odbiorcy. Pamiętaj, że email formalny wymaga także formalnego języka. Kolokwializmy i emotikony mogą zostać uznane za niestosowne i nieprofesjonalne. Unikaj długich bloków tekstu – podziel treść maila na krótsze akapity, które ułatwią czytanie. Aby umożliwić odbiorcy odnalezienie w tekście najważniejszych informacji, możesz także zastosować pogrubioną czcionkę lub podkreślenia. Dobrą praktyką jest także przeczytanie wiadomości przed jej wysłaniem, w celu wyłapania ewentualnych błędów, nieścisłości czy literówek.
Jak zakończyć maila w profesjonalny sposób?
Oficjalny mail musi zawierać nie tylko dobrze sformułowany temat i powitanie oraz odpowiednio sformatowaną treść, ale także profesjonalne zakończenie oraz podpis. Zakończenie maila formalnego, tak samo jak jego rozpoczęcie, jest zależne od relacji, łączącej Cię z odbiorcą. Jeśli wiadomość zacząłeś od słów “Szanowny Panie”, “Szanowna Pani”, “Szanowni Państwo”, na końcu maila zastosuj zwrot grzecznościowy “Z wyrazami szacunku” lub “Z poważaniem”. W przypadku mniej oficjalnej korespondencji możesz użyć także zwrotów “Pozdrawiam” i “Pozdrawiam serdecznie”.
Jak zakończyć maila - czy po pozdrowieniach stawiamy przecinek?
Zakończenie oficjalnego maila wymaga zachowania poprawności interpunkcyjnej. Pamiętaj, że po zwrotach grzecznościowych, kończących wiadomość, nie stawia się przecinka. Poprawna forma wygląda więc w ten sposób:
Z poważaniem
Jan NowakPozdrawiam serdecznie
Barbara Kowalska
Email oficjalny - tych błędów nie popełniaj
Wspomnieliśmy już o zaczynaniu oficjalnych maili od “witam” i najczęściej popełnianych błędach interpunkcyjnych. To jednak dopiero wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o wpadki w formalnej korespondencji. Jak napisać oficjalnego maila, aby uniknąć najpoważniejszych błędów? Na co musisz uważać i czego się wystrzegać?
1. Używanie Caps Locka i wykrzykników
Wyobraź sobie, że otrzymujesz wiadomość, wyglądającą w ten sposób:
Szanowny Panie!!!
Bardzo proszę o PILNY kontakt w sprawie ostatniego raportu!!!Pozdrawiam!
Adam Witczak
Przed oczami staje Ci pewnie rozwścieczony nadawca maila, który w przypadku kontaktu osobistego czy telefonicznego podnosiłby na Ciebie głos. O ile inaczej wygląda ta sama treść, pozbawiona wykrzykników i wielkich liter?
Szanowny Panie,
bardzo proszę o pilny kontakt w sprawie ostatniego zlecenia.Pozdrawiam
Adam Witczak
Lepiej, prawda? Oficjalne maile nie powinny zawierać wykrzykników ani po początkowym zwrocie grzecznościowym, ani w treści wiadomości. Niedopuszczalne jest także stosowanie Caps Locka czy podkreślanie fragmentów maila czerwonym kolorem. To jedna z podstawowych zasad biznesowej etykiety. Należy unikać także stosowania trybu rozkazującego.
2. Wiadomości z załącznikami bez tematu i treści
Jeśli wysyłasz wiadomość z załącznikiem, pamiętaj o opatrzeniu jej odpowiednim tematem, np.: “Faktura za…”, “Prezentacja XYZ”, “Pierwszy rozdział pracy licencjackiej” itp. Mail bez tematu najprawdopodobniej przepadnie w natłoku innych wiadomości i w ogóle nie zostanie przeczytany. Oficjalny mail zawsze powinien zawierać także treść. Nawet jeśli sam temat wskazuje na to, jakie pliki znajdują się w załączniku, dobrze jest przywitać się z adresatem wiadomości i krótko opisać, co mu wysyłasz i dlaczego to robisz. Przed wysłaniem wiadomości upewnij się także, że dołączyłeś do niej wszystkie potrzebne załączniki. Oto przykład krótkiego maila, informującego o treści załącznika:
Temat: Sprawozdanie ZYX.03
Dzień dobry,
w załączniku przesyłam sprawozdanie, o które Pani prosiła.
Pozdrawiam serdecznie
Magdalena Żak
3. Błędy językowe i stylistyczne
Każdemu zdarzają się drobne literówki. O ile nie utrudniają one zrozumienia treści maila, mogą nawet nie zostać zauważone. Jeśli jednak w formalnej korespondencji znajdą się błędy ortograficzne, stylistyczne, czy interpunkcyjne, możesz być pewien, że Twoja wiadomość nie spotka się z pozytywnym przyjęciem, niezależnie od jej treści. Pisząc formalny mail, zawsze warto skorzystać z funkcji sprawdzania pisowni lub internetowych narzędzi, pomagających poprawić i przeredagować tekst.
4. Przesadna uprzejmość
Redagując mail oficjalny powinieneś być grzeczny i zwracać się do odbiorcy z szacunkiem. Z niczym nie można jednak przesadzać. Nadmierna uprzejmość również może zostać odebrana jako brak taktu i profesjonalizmu. Nie warto na siłę skracać kontaktu w mailach wymienianych z klientami czy pracodawcą. Nawet jeśli chcesz wyrazić entuzjazm, unikaj zwrotów takich jak “witam serdecznie”, “dziękuję i pozdrawiam”:
Witam serdecznie,
niezmiernie cieszę się z możliwości nawiązania współpracy z Państwem. Jestem pewien, że nie pożałują Państwo swojego wyboru.
Dziękuję i pozdrawiam!
Zadowolenie z pomyślnie zakończonych negocjacji czy podpisania intratnego kontraktu możesz okazać w sposób stonowany i kulturalny:
Dzień dobry,
cieszę się z możliwości nawiązania współpracy. Chętnie spotkam się z Państwem w celu ustalenia szczegółów i dopełnienia formalności.
Pozdrawiam serdecznie
5. Godziny wysyłania wiadomości
Nawet jeśli czasami zdarza Ci się pracować do późnych godzin nocnych, służbowe maile lepiej jest wysyłać w godzinach funkcjonowania większości firm, czyli od 8:00 do 16:00. Oczywiście oficjalny mail wysłany wcześnie rano lub późnym popołudniem nie zostanie uznany za nietakt, jednak wiadomość otrzymana o 3:00 w nocy może wywołać u odbiorcy konsternację. Aby tego uniknąć wystarczy że ustawisz godzinę wysłania maila, np. na 7:00 rano. To funkcja, którą oferuje obecnie prawie każda poczta elektroniczna. Warto pamiętać także o tym, że jeśli jesteś poproszony o wysłanie wiadomości do konkretnej godziny, musisz jej bezwzględnie przestrzegać.
6. Nieprofesjonalny adres e-mail
Formalne wiadomości muszą być wysyłane z profesjonalnego adresu e-mail, zawierającego Twoje imię i nazwisko. Pracodawca raczej nie będzie chciał zatrudnić kandydata, który nadesłał swoje CV z maila zawierającego w nazwie pseudonim z czasów szkoły. Załatwiając sprawy urzędowe, kontaktując się z wykładowcami lub pisząc oficjalny mail do firmy, w której chcesz pracować, zawsze korzystaj z odpowiedniego adresu. Na przykład:
Dobrze: [email protected]
Źle: [email protected]
Jak napisać maila - przykłady, które możesz wykorzystać
Świat staje się coraz bardziej scyfryzowany, przez co kontakt mailowy bardzo często zastępuje rozmowy telefoniczne i osobiste spotkania. Zarówno prywatna, jak i formalna wymiana wiadomości, rządzi się swoimi prawami, a ich przestrzeganie wpływa na to, jak odbierze Cię rozmówca. Nie jesteś pewien, jak napisać maila oficjalnego? Oto przykłady, które możesz wykorzystać na co dzień.
Przykładowy mail do wykładowcy:
Oficjalna korespondencja dotyczy nie tylko środowiska pracy – przed wyzwaniem, jakim jest napisanie formalnego maila, stają już uczniowie i studenci. Dla wielu z nich kontakt z wykładowcą czy nauczycielem jest niezwykle stresujący, zwłaszcza jeśli wiąże się on z koniecznością wytłumaczenia swojej nieobecności lub prośbą o ustalenie terminu poprawy niezaliczonego egzaminu. Jak napisać maila z prośbą do wykładowcy?
Temat: Prośba o ustalenie terminu egzaminu z mikrobiologii
Szanowny Panie Doktorze,
w nawiązaniu do naszej rozmowy zwracam się z prośbą o wyznaczenie nowego terminu egzaminu z mikrobiologii. Ponieważ w pierwszym terminie nie mogłam stawić się na egzaminie z powodów zdrowotnych, w załączniku umieszczam zwolnienie lekarskie.
Z poważaniem
Marta Cieślak
Jak napisać maila do urzędu?
Konieczność wizyty w urzędzie spędza Ci sen z powiek? Nie ma się czym martwić – urzędy i instytucje publiczne systematycznie wprowadzają rozwiązania, które mają za zadanie przyśpieszyć i ułatwić proces udzielania petentom informacji. W większości przypadków wystarczy, że skorzystasz z internetowego formularza, a w ciągu kilku dni otrzymasz odpowiedź na swoje pytanie drogą elektroniczną. Trzeba jednak pamiętać, że mail do urzędu to także mail oficjalny, który wymaga stosowania zwrotów grzecznościowych i formalnego języka.
Temat: PIT – zmiana adresu zamieszkania i dowodu osobistego
Dzień dobry,
w ostatnim roku zmieniłem miejsce zamieszkania, jednak nie zmieniłem jeszcze adresu w dowodzie osobistym. Co mam wpisać w rocznym zeznaniu podatkowym i jaki będzie właściwy dla mnie organ skarbowy? Jestem osobą fizyczną i nie prowadzę działalności gospodarczej.
Z poważaniem
Mariusz Nowaczyk
Chcesz CV, które pomoże znaleźć Ci prace?
Zobacz też nasze pozostałe artykuły:
- Umiejętności do CV – jakie umiejętności wpisać w CV?
- Szablon CV dla farmaceuty – jak napisać skuteczne CV farmaceuty, które pozwoli Ci znaleźć pracę?
- Jak się ubrać na rozmowę kwalifikacyjną?
- Przebranżowienie i przekwalifikowanie – jak się przekwalifikować i zmienić branżę?
- Poziomy znajomości języka w CV – jak opisać stopień znajomości języków obcych w CV?
- Wzory CV
- Przykładowe CV
- Szablony CV
