Czym jest ATS? To nowoczesne narzędzie do rekrutacji, pozwalające firmom na uproszczenie i automatyzację procesu pozyskiwania kandydatów do pracy. ATS to skrót od angielskiego sformułowania Applicant Tracking System, czyli system śledzenia aplikacji. Platforma ATS wspiera firmy w znalezieniu CV kandydata, który spełnia wszystkie niezbędne wymagania i najlepiej odpowiada oczekiwaniom pracodawcy. Poznaj zalety systemu ATS z perspektywy organizacji, jak i osoby ubiegającej się o pracę. Dowiedz się, jak odpowiedzieć na ogłoszenie rekrutacyjne przy pomocy systemu rekrutacyjnego i jak stworzyć CV przyjazne ATS!
Zobacz również: Alfabetyczna lista zawodów – jakie zawody możesz wykonywać w Polsce?
Chcesz CV, które pomoże znaleźć Ci prace?
Co to jest system ATS?
System ATS (Applicant Tracking System) to rodzaj oprogramowania używanego przez pracodawców do zarządzania procesem rekrutacji. System umożliwia automatyzację wielu aspektów pozyskiwania pracowników – od publikacji ofert pracy, przez skanowanie i filtrowanie aplikacji, aż po wybór odpowiednich kandydatów. ATS używany jest także do skutecznego oceniania zgodności CV danego kandydata z wymaganiami stanowiska i usprawnienia komunikacji z kandydatami. System pomaga również w uproszczeniu organizacji i zwiększeniu efektywności rekrutacji, co jest szczególnie ważne dla firm, które w okresie poszukiwania nowych pracowników otrzymują dużą ilość zgłoszeń. System do rekrutacji wspiera pracę działu HR, jednak wymaga przy tym odpowiedniej konfiguracji, dostosowanej do potrzeb konkretnej organizacji.
Czy eRecruiter to ATS?
Jednym z najpopularniejszych systemów ATS w Polsce jest eRecruiter. Program usprawnia proces rekrutacyjny z perspektywy firmy poszukującej pracownika, a przy tym jest przyjazny dla kandydata. Po stworzeniu w systemie indywidualnego konta serwis przeprowadzi Cię przez kolejne kroki składania podania o pracę, i za pośrednictwem wiadomości e-mail poinformuje, na którym z etapów rekrutacji się znajdujesz.
Jego działanie opiera się na ankiecie, zawierającej m.in pytania o doświadczenia zawodowe, umiejętności i wykształcenie, a także specyficznw kwestiw, dotyczące konkretnej oferty pracy. Formularz daje także możliwość załączenia dokumentów, takich jak CV, list motywacyjny czy portfolio. Niektóre firmy uzupełniają formularz także o testy kompetencji lub pytania dotyczące oczekiwań finansowych kandydata, jego dyspozycyjności i gotowości do podjęcia pracy.
Przed wysłaniem aplikacji kandydat musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Opcjonalnie może też wyrazić chęć udziału w przyszłych rekrutacjach. Dzięki temu ATS automatycznie dodaje do formularza aktualną klauzulę RODO. Dalszy przebieg procesu rekrutacyjnego może różnić się, np. w zależności od przyjętego przez firmę sposobu selekcji kandydatów lub formy kontaktu z hiring managerem.
Jak działa system ATS?
Działanie systemu ATS opiera się na kilku kluczowych etapach:
- Publikacja ofert pracy: program ATS umożliwia tworzenie i publikację ofert pracy na różnego rodzaju platformach internetowych, a także ich bieżącą aktualizację.
- Baza kandydatów: dokumenty aplikacyjne kandydatów odpowiadających na opublikowaną ofertę są gromadzone i przechowywane w systemie ATS. Pozwala to rekruterom na łatwy dostęp i szybką organizację CV, listów motywacyjnych, portfolio itp.
- Skanowanie i filtrowanie CV: jedną z najważniejszych funkcji ATS jest skanowanie gromadzonych CV pod kątem określonych słów kluczowych, umiejętności, doświadczenia zawodowego lub wykształcenia. System automatycznie ocenia i segreguje aplikacje, co pomaga w wyłonieniu najbardziej obiecujących kandydatów.
- Śledzenie procesu rekrutacji: ATS pozwala również na monitorowanie postępu kandydatów w trakcie rekrutacji. Rekruterzy mogą z łatwością sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dana osoba, na przykład czy została zaproszona na rozmowę lub otrzymała ofertę pracy.
- Komunikacja z kandydatami: system umożliwia automatyzację komunikacji, na przykład poprzez wysyłanie automatycznych odpowiedzi na otrzymane aplikacje, zaproszeń na rozmowy kwalifikacyjne, czy przekazywanie informacji zwrotnych po rozmowie.
- Analiza i raportowanie: ATS może oferować także zaawansowane narzędzia do analizy danych rekrutacyjnych, takich jak skuteczność różnych kanałów rekrutacyjnych lub czas potrzebny do zapełnienia wakatu.
Integracja z innymi narzędziami: system rekrutacyjny może być również zintegrowany z innymi narzędziami HR, takimi jak systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) czy platformami służącymi ocenie kandydatów.
Jak system ATS pomaga usprawnić proces rekrutacji?
ATS usprawnia i automatyzuje kluczowe aspekty procesu rekrutacji, takie jak sortowanie CV, śledzenie statusu aplikacji i komunikacja z osobami ubiegającymi się o pracę. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie dużą liczbą aplikacji i skupienie się na najbardziej obiecujących kandydatach, ograniczając czas potrzebny na ich selekcję. Ponadto szybkie, automatyczne publikowanie ofert pracy na wielu platformach online zwiększa zasięg ogłoszeń i pozwala dotrzeć do szerszego grona odbiorców, a przy tym niweluje konieczność czasochłonnej, ręcznej publikacji ogłoszeń. Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się na strategicznych aspektach rekrutacji, jak ostateczna ocena kandydatów i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych.
Algorytmy skanujące i oceniające CV pod kątem określonych słów kluczowych i kryteriów kwalifikacyjnych sprawiają, że aplikacje niezawierające pewnych terminów lub formatowane niezgodnie ze standardami systemu są odrzucane. ATS gwarantuje także, że proces rekrutacji jest zgodny z aktualnymi przepisami prawa pracy, takimi jak równość szans czy przepisy o ochronie danych osobowych. Może wydawać się, że bezosobowy system śledzenia aplikacji, który automatycznie odrzuca część kandydatów, bez żadnej indywidualnej oceny, nie jest przyjazny osobom, starającym się o zatrudnienie. W rzeczywistości odpowiednia konfiguracja programu pozwala wyeliminować problemy takie jak dyskryminacja ze względu na wiek, płeć czy narodowość, wybierając przy tym kandydatów, których doświadczenie, umiejętności lub wykształcenie najlepiej odpowiadają potrzebom organizacji.
Candidate experience, czyli raport dotyczący zadowolenia kandydata
Określenie candidate experience (CX) odnosi się do ogółu wrażeń i odczuć, jakie osoba ubiegająca się o dane stanowisko pracy zdobywa na każdym etapie procesu rekrutacyjnego. Ma ono ogromne znaczenie dla każdej firmy, ponieważ znacząco wpływa na postrzeganie marki pracodawcy oraz na decyzję kandydata o zaangażowaniu się w dalszą część procesu rekrutacyjnego i ostateczną decyzję, dotyczącą podjęcia współpracy. Dzięki systemowi ATS pracodawcy mogą nie tylko monitorować przebieg procesów rekrutacyjnych i w prosty sposób wyszukiwać kandydatów spełniających ich wymagania, ale także budować pozytywny wizerunek swojej marki.
W jaki sposób system ATS zachęca firmy do wdrożenia rozwiązań przyjaznych dla osób ubiegających się o pracę?
CX obejmuje wszystkie interakcje między kandydatem a firmą, począwszy od momentu znalezienia oferty pracy, poprzez proces aplikacji, komunikację z pracodawcą, rozmowy kwalifikacyjne, aż po ostateczne powiadomienie o wynikach rekrutacji, niezależnie od tego, czy kandydat otrzymał pracę, czy nie. Kluczowe aspekty CX to łatwość dotarcia do oferty pracy, wypełniania formularzy aplikacyjnych, komunikacji z pracodawcą, przebieg rozmowy kwalifikacyjnej, a także sposób i szybkość przekazywania feedbacku, czyli informacji zwrotnych.
ATS oferuje pracodawcom m.in możliwość stworzenia szablonu wiadomości wysyłanych do osób zainteresowanych konkretną ofertą pracy, co znacząco usprawnia komunikację i przepływ informacji. Dobry system ATS pozwala także gromadzić i analizować dane dotyczące czasu odpowiedzi na zgłoszenia kandydatów, liczby aplikacji odrzuconych na poszczególnych etapach rekrutacji i liczby odwiedzin strony z ogłoszeniem o pracę.
Niektóre systemy ATS oferują również narzędzia do zbierania feedbacku od osób biorących udział w rekrutacji, co pozwala firmom wprowadzać zmiany i udoskonalać proces pozyskiwania pracowników. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że same narzędzia technologiczne nie wystarczą – potrzebna jest także odpowiednia strategia i podejście ze strony zespołu HR, aby maksymalizować korzyści płynące z wykorzystania ATS.
Jak stworzyć CV przyjazne dla systemu ATS?
Aby stworzyć profesjonalny i czytelny życiorys zawodowy, przyjazny dla systemu ATS należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów:
- Użyj prostego formatowania: system rekrutacyjny najlepiej radzi sobie ze skanowaniem dokumentów sformatowanych w jak najprostszy sposób. Używaj standardowych czcionek (np. Arial, Calibri, Helvetica, Tahoma), formatuj sekcje w sposób klarowny, z użyciem śródtytułów i punktorów. Unikaj skomplikowanych elementów, takich jak tabele, stopki, ramki i inne elementy graficzne. Mogą one zakłócać skanowanie przez ATS. Zapisz dokument w formacie PDF, aby mieć pewność, że zostanie on prawidłowo odczytany.
- Zastosuj słowa kluczowe: przejrzyj ogłoszenie o pracę i zidentyfikuj słowa kluczowe oraz frazy dotyczące wymaganych umiejętności, kwalifikacji i doświadczenia. Zacznij od dokładnego przeczytania ogłoszenia i zwróć uwagę na słowa i frazy, które są powtarzane lub wydają się mieć szczególne znaczenie. Zwróć uwagę na sekcje „Wymagania” i „Obowiązki”. Przeczytaj także inne ogłoszenia o podobnych stanowiskach, aby zrozumieć, które słowa kluczowe są często używane w danej branży. Wpleć wybrane słowa kluczowe do CV, korzystając z nich w kontekście swojego doświadczenia zawodowego i umiejętności.
- Używaj standardowych sekcji: tytuły poszczególnych sekcji CV, sekcji takie jak „Doświadczenie Zawodowe”, „Edukacja” lub „Wykształcenie” i „Umiejętności” są łatwiej rozpoznawane przez ATS. Trzymaj się tych standardowych nazw, aby uniknąć automatycznego odrzucenia Twojej aplikacji ze względu na pominięcie ważnych informacji.
- Dostosuj CV do konkretnej oferty: dostosowanie CV do konkretnej oferty pracy, poprzez odpowiednie dostosowanie słów kluczowych i treści, zwiększa szanse na pomyślne przejście przez system ATS.
- Sprawdź ortografię: błędy ortograficzne mogą spowodować, że ATS nie rozpozna ważnych słów kluczowych. Zawsze dokładnie sprawdzaj dokumenty aplikacyjne pod kątem ewentualnych błędów. Możesz wspomóc się darmowymi, internetowymi narzędziami do sprawdzania poprawności tekstu
Pamiętaj, że chociaż przestrzeganie tych wskazówek zwiększa szanse na przejście przez ATS, ostatecznie najważniejsza jest treść i jakość Twojego CV, które powinno dokładne i rzetelnie przedstawiać Twoje doświadczenie i umiejętności.
Chcesz CV, które pomoże znaleźć Ci prace?
Zobacz więcej naszych treści:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Świadczenie wspierające – co to jest? Kto otrzyma świadczenie wspierające?
Florystyka – czym zajmuje się florysta? Ile zarabia? Jak zostać florystą?
Co to jest podanie o pracę? Jakie informacje podać w treści podania o pracę? + gotowy wzór
Wolny zawód – co to jest? Jakie wolne zawody można wykonywać w Polsce?
Rejestracja w urzędzie pracy — rejestracja jako bezrobotny online w 5 prostych krokach
