Efektywna komunikacja to fundament sukcesu każdej organizacji. Jednym z jej najważniejszych elementów jest feedback. Co to jest feedback? To odpowiednio i umiejętnie przekazana informacja zwrotna, która pozwala zweryfikować, które obszary współpracy przebiegają zgodnie z oczekiwaniami, a które należy poprawić. Poznaj skuteczne metody feedbacku i naucz się rozróżniać feedback pozytywny i negatywny. Dowiedz się, czym jest kultura feedbacku i jak wprowadzić ją w struktury firmowe. Zapraszamy do lektury!
Warto przeczytać też: Rozmowa kwalifikacyjna – czym jest rozmowa o pracę i jak się na nią przygotować?
Chcesz CV, które pomoże znaleźć Ci prace?
Feedback co to?
Feedback po polsku oznacza informację zwrotną. A co to jest informacja zwrotna? To komunikat, który przekazuje się odbiorcy, aby poinformować go, jak jego zachowania, działania czy wyniki są odbierane przez innych i jakie są ich konsekwencje. Stanowi ona kluczowy element w komunikacji interpersonalnej i wewnątrzorganizacyjnej, odgrywając niezwykle istotną rolę w procesie rozwoju zawodowego oraz adaptacji pracowników.
Feedback może być udzielany przez różne osoby w organizacji, a także poza nią, w zależności od kontekstu i relacji. Informacja zwrotna jest przekazywana przez pracodawcę, współpracowników, mentorów, a także klientów. Warto pamiętać, że w niektórych sytuacjach pracownicy są proszeni o udzielenie feedbacku pracodawcy, dzięki czemu może on ocenić, czy jego działania przynoszą zamierzone efekty.
Dwie podstawowe metody feedbacku
Wyróżnia się dwa główne typy feedbacku – pozytywny i konstruktywny (czasem nazywany również negatywnym). Obie metody feedbacku są niezwykle ważne dla skutecznego zarządzania i rozwoju personelu, ponieważ zapewniają pracownikom jasne wskazówki dotyczące ich postępów oraz oczekiwań ze strony pracodawcy.
- Pozytywny feedback skupia się na docenianiu i wzmacnianiu zachowań i wyników pracownika, co motywuje go do dalszego działania w tym samym kierunku. Tego rodzaju feedback pomaga pracownikom zweryfikować, czy dobrze wykonują swoje obowiązki i spełniają oczekiwania pracodawcy lub współpracowników. Przyczynia się również do zwiększenia efektywności pracy i poprawy relacji w ramach organizacji.
- Konstruktywny feedback ma na celu wskazanie obszarów wymagających poprawy, pozwalając pracownikowi na rozwój. Ponieważ konstruktywny, czy też negatywny feedback często zwraca uwagę na błędy, niedociągnięcia lub nieodpowiednie zachowania pracownika, może stanowić czynnik demotywujący. Niezwykle ważne jest, aby wskazując, co poszło nie tak, zapewnić wsparcie pracownika w poprawie tych aspektów i uniknięciu podobnych błędów w przyszłości.
Jak dawać feedback?
Udzielanie feedbacku to umiejętność, która wymaga odpowiedniego podejścia, empatii i umiejętności komunikacyjnych. Aby feedback był skuteczny, powinien być konkretny, konstruktywny, oparty na faktach i przekazywany w odpowiedni sposób. Regularna, otwarta komunikacja sprzyja budowaniu zaufania i tworzeniu środowiska nastawionego na rozwój. Jak dawać feedback, tak aby przyniósł on oczekiwane rezultaty? Istnieje kilka prostych technik, z których możesz skorzystać.
Feedback w pracy - jak się do niego przygotować?
Zarówno negatywny, jak i pozytywny feedback wymaga odpowiedniego przygotowania. Opracowanie planu feedbacku to zaledwie trzy proste kroki – zdefiniowanie celu, przedstawienie konkretnych przykładów i wybór odpowiedniego miejsca i czasu.
- Zdefiniuj cel: skuteczny feedback wymaga zastanowienia się, co dokładnie chcesz osiągnąć z jego pomocą. Chodzi o zmotywowanie pracownika, poprawę jego wyników, rozwiązanie problemu, czy może o docenienie jego wysiłków? Określ, czy feedback ma być negatywny, czy pozytywny i jakie efekty powinien przynieść.
- Zbierz konkretne przykłady: feedback powinien opierać się na faktach i sytuacjach, a nie na ogólnych odczuciach. Przygotuj przykłady, które ilustrują to, co chcesz przekazać, tak, aby odbiorca informacji zwrotnej dokładnie zrozumiał, na jakich obszarach swojej pracy ma się skupić.
- Wybierz odpowiedni czas i miejsce: udzielaj feedbacku w momencie, kiedy obie strony mają na to czas i są w odpowiednim nastroju. Unikaj udzielania feedbacku w pośpiechu lub w stresujących sytuacjach. Jeśli to możliwe, wybierz spokojne miejsce, gdzie rozmowa może przebiegać bez zakłóceń.
Jak przekazywać feedback?
Kiedy określisz cel feedbacku, zbierzesz konkretne przykłady, które przedstawisz odbiorcy i znajdziesz odpowiedni czas oraz miejsce, przychodzi czas na przekazanie informacji zwrotnej. Pamiętaj, że sposób komunikowania feedbacku ma kluczowy wpływ na jego skuteczność. A więc jak dawać feedback?
- Bądź szczery i autentyczny: feedback powinien być szczery i płynąć z autentycznej troski o rozwój osoby. Nie stosuj pochwał ani krytyki, które nie są poparte rzeczywistymi działaniami lub wynikami czyjejś pracy.
- Zachowaj obiektywizm: skup się na faktach, a nie na emocjach. Oceniaj zachowanie i efekty pracy, a nie osobę, do której kierujesz feedback. Unikaj oceniania intencji oraz motywacji i nigdy nie poruszaj osobistych tematów, które nie dotyczą kwestii zawodowych.
- Dostosuj ton i styl komunikacji: ton głosu, język ciała i styl komunikacji powinny być dopasowane do sytuacji oraz osoby, której udzielasz feedbacku. Bądź uprzejmy, ale stanowczy. Staraj się, aby rozmowa miała konstruktywny charakter.
Struktura feedbacku - model kanapki i SBI
Istnieją sytuacje, w których przekazanie konstruktywnej informacji zwrotnej jest szczególnie problematyczne. Jeśli musisz przeprowadzić z kimś poważną rozmowę i wskazać mu popełnione błędy, ale nie chcesz, aby feedback zadziałał na niego demotywująco, możesz zastosować tzw. model kanapki. Na czym polega ta metoda?
1. Kanapka z feedbackiem? Metoda połączenia feedbacku pozytywnego i konstruktywnego
Model kanapki to skuteczna metoda udzielania feedbacku, która pozwala połączyć pochwały z konstruktywną krytyką w sposób, dzięki czemu odbiorca nie czuje się atakowany ani stłamszony. Feedback w modelu kanapki polega na przekazaniu konstruktywnej krytyki, pomiędzy warstwami dwóch pozytywnych informacji zwrotnych.
Jeśli zamierzasz poruszyć problematyczną kwestię, zacznij od informacji pozytywnej, żeby uspokoić odbiorcę i zapewnić go o Twoich dobrych intencjach. Następnie przekaż konstruktywny feedback, dotyczący popełnionych błędów lub niekorzystnych efektów konkretnych działań. Zakończ komunikat, podkreślając inne pozytywne aspekty współpracy i oferując wsparcie, aby uniknąć negatywnych emocji.
Co to jest feedback w modelu kanapki - przykład:
Pierwsza warstwa, pozytywna informacja zwrotna:
Aniu, chciałabym Ci podziękować za świetną organizację i przygotowanie tej prezentacji. Widać, że włożyłaś w to dużo pracy, i to naprawdę się opłaciło.
Druga warstwa, konstruktywna krytyka:
Zauważyłam jednak, że podczas prezentacji pojawiło się kilka błędów merytorycznych, dotyczących naszej najnowszej oferty. Rozumiem, że mogło to wynikać z presji czasu, ale chciałabym, żebyśmy wszyscy zwracali uwagę na rzetelność informacji, przekazywanych klientom.
Trzecia warstwa, pozytywny feedback i wsparcie:
Mimo tych kilku potknięć jestem bardzo zadowolona z Twojej pracy i zaangażowania. Doskonale radzisz sobie w kontakcie z klientem i jestem pewna, że z każdą prezentacją będzie tylko lepiej. Możemy porozmawiać o tym, jak w przyszłości unikać takich błędów?
SBI feedback co to znaczy?
Nazwa metody SBI pochodzi od angielskiego anagramu od słów Situation-Behavior-Impact, czyli sytuacja, zachowanie, wpływ. Feedback SBI to strukturalne podejście, które pomaga w klarowny sposób przekazać informacje zwrotne. Metoda ta skupia się na opisie konkretnej sytuacji, zachowania oraz wpływie, jaki to wywarło ono na członków zespołu lub wyniki pracy. Struktura metody SBI wygląda następująco:
- S (Situation) – Sytuacja:
Opisz konkretną sytuację, na którą chcesz zwrócić uwagę. Ważne jest, aby umiejscowić feedback w określonym kontekście, co ułatwia odbiorcy zrozumienie, do czego dokładnie się odnosisz.
- B (Behavior) – Zachowanie:
Skoncentruj się na konkretnym zachowaniu. Opisz to, co zrobiła osoba, do której kierujesz feedback. Kluczowe jest, aby opisać obserwowalne zachowanie, a nie interpretować intencje czy motywacje.
- I (Impact) – Wpływ:
Wyjaśnij, jaki wpływ miało to zachowanie na Ciebie, na innych członków zespołu, projekt lub całą organizację. Opisując skutki zachowania, pomagasz odbiorcy zrozumieć, dlaczego to, co zrobił, jest istotne i jakie są tego konsekwencje.
Pozytywny feedback z metodą SBI - przykład:
Sytuacja: Kasiu, w zeszły piątek prowadziłaś szkolenie wewnętrzne dla naszego działu.
Zachowanie: Byłaś bardzo dobrze przygotowana i profesjonalna, prezentacja doskonale wyjaśniła wszystkie najważniejsze zagadnienia.
Wpływ: Świetnie się spisałaś i dzięki Tobie cały zespół przyswoił nowe narzędzia, które już zaczynają być wykorzystywane w codziennej pracy.
Konstruktywny feedback z metodą SBI - przykład:
Sytuacja: Tomku, w tym miesiącu byłeś odpowiedzialny za przygotowanie raportów projektowych.
Zachowanie: Zostały one dostarczone po ustalonym terminie.
Wpływ: Inni członkowie zespołu mieli przez to mniej czasu na wykonanie swoich zadań.
Pamiętaj, aby w przypadku negatywnego feedbacku w modelu SBI zaproponować odbiorcy pomoc w rozwiązaniu problemów, wsparcie lub dać mu możliwość wytłumaczenia, co spowodowało taki stan rzeczy. Konstruktywny feedback ma doprowadzić do wyeliminowania błędów, a więc pozwolić znaleźć odpowiednie rozwiązania i narzędzia. Nie może przyjmować formy ataku.
Kultura feedbacku - tych błędów unikaj
Regularny, konstruktywny, konkretny i dobrze umiejscowiony feedback sprzyja rozwojowi pracowników, zwiększa zaangażowanie i przyczynia się do sukcesu całego zespołu. Warto świadomie pracować nad doskonaleniem umiejętności udzielania feedbacku, aby tworzyć pozytywne i wspierające środowisko pracy. Istnieje kilka kwestii, na które warto zwrócić uwagę, udzielając feedbacku, aby uniknąć najczęściej popełnianych błędów.
- Unikanie trudnych rozmów
Feedback to nie tylko pozytywne informacje zwrotne. Czasami w środowisku zawodowym należy poruszyć problematyczne kwestie i zwrócić uwagę na negatywne skutki pewnych działań. Ważne, aby w trakcie udzielania negatywnego feedbacku zapanować nad emocjami, zachować profesjonalizm i konstruktywizm.
2. Nieodpowiednie miejsce i czas
Niezależnie od tego, czy feedback jest pozytywny, czy negatywny, powinien być udzielany w sprzyjających okolicznościach. Informacja zwrotna przekazywana w obecności innych członków zespołu lub w chwili, kiedy pracownik jest obciążony pracą nie przyniesie pożądanych skutków. Kultura feedbacku wymaga spokojnej rozmowy w cztery oczy.
3. Skupienie na osobie, a nie na zachowaniu
Personalne ataki prowadzą zazwyczaj do defensywnej postawy i konfliktów. Udzielając feedbacku unikaj więc skupiania się na osobie, np. cechach jej charakteru, a zamiast tego opisz zachowania. Komunikat “jesteś leniwy!” może zostać odebrany jako bezpodstawna krytyka, natomiast konstruktywny feedback “to zadanie zostało wykonane po terminie”, może przynieść pozytywne rezultaty.
4. Zbyt dużo ogólników
Konkretny, rzetelny feedback – co to oznacza? Udzielając informacji zwrotnej musisz unikać ogólników. Komunikaty takie jak “dobra robota!” albo “musisz się bardziej postarać” nie dostarczają odbiorcy żadnych informacji. Skup się na jednej, określonej sytuacji i zachowaniu, po czym postaraj się ją omówić i wskazać obszary, które należy doskonalić lub zmienić.
Chcesz CV, które pomoże znaleźć Ci prace?
Sprawdź również inne nasze artykuły:
- Praca sezonowa za granicą – pierwsza wakacyjna praca, czy cenne doświadczenie zawodowe?
- Piramida Maslowa – czym jest piramida potrzeb? Jak wykorzystać ją w zarządzaniu?
- Karta dużej rodziny – co to jest? Komu przysługuje? Jak wyrobić kartę dużej rodziny?
- Przykładowe CV
- CV cukiernik — przykładowe CV cukiernika
- CV dla emeryta – jak napisać skuteczne CV emeryta?
- Honorowy Dawca Krwi przywileje – dni wolne od pracy + zdrowotne zalety oddawania krwi
- Jak zostać stewardessą? Jakie wymagania musi spełniać stewardessa międzynarodowych linii lotniczych?
- Wzory CV
- Szkolenie BHP dla pracownika — na czym polega? Co ile lat? Czy jest obowiązkowe?
- Call center — praca na słuchawce — na czym polega? + zarobki
- Szablony CV
